Prosedur Penerimaan Barang (Receiving) di Gudang Marketama dalam WMS

Rabu, 10 Oktober 2012


 Prosedur Penerimaan Barang (Receiving) di Gudang Marketama dalam WMS

 1.0.    Tujuan
1.1.    Untuk mencapai efektifitas dan efisiensi kerja di departemen CFS terutama untuk gudang marketama
1.2.    Memudahkan menemukan permasalah-permasalahan yang timbul pada kegiatan tersebut dan  selanjutnya ditemukan pemecahannya
1.3.    Untuk memudahkan pelaksanaan kerja di departemen CFS

2.0.    Ruang Lingkup
Ruang lingkup prosedur mutu kerja ini berlaku untuk barang hasil konsolidasi CFS BSA dan konsolidasi lain

3.0.     Definisi
3.1.    ASN                               : Arrival Shipment Note
3.2.    WMS             : Warehouse Management System
3.3.    Inbound                         : Proses barang masuk
3.4.    CSV              : Nama salah satu jenis file excel
3.5.    JKT;              : Kode untuk “Office” di  WMS
3.6.    MRKTM ;                       : Kode untuk “Client” Marketama di WMS
3.7.    UNK                               : Kode untuk “Business Group” di WMS
3.8.    SOCO                           : Shipment Order Consolidated
3.9.    JKTMRKTM                 : Kode untuk “Vendor Code” di WMS
3.10. BSACA01                     : Kode untuk “Consignee Code” di WMS
3.11. W1                                 : Kode untuk “To Stocking Point” di WMS
3.12. ETD                               : Estimation Time Departure
3.13. ETA                                : Estimation Time Arrival
3.14. SKU                               : Stock Keeping Unit
3.15. UOM                              : Unit of Measurement
3.16. CTNS                            : Cartons
3.17. I                      : Inbound
3.18. QTY                               : Quantity
3.19. Pallet ID                        : Pallet Identification
3.20. BSA01                           : Kode untuk Checker Inbound 1
3.21. BSA02                           : Kode untuk Checker Inbound 2
3.22. RECAREA1                  : Kode untuk Receiving Area 1
3.23. User ID                          : User Identification
3.24. Task ID                          : Task Identification
3.25. GRN                              : Goods Receiving Note








4.0.    Dokumen Pendukung

5.0.    Rincian Prosedur
5.1.    Pembuatan Inbound ASN

5.1.1.         Warehouse Supervisor/Warehouse Administration menerima dokumen pengiriman/ASN  :
5.1.1.1.    Warehouse Supervisor/Warehouse Administration menerima ASN dari pelanggan melalui email
5.1.1.2.    ASN tersebut harus dengan jelas mencatumkan :
-         Nomor ASN
-         Tanggal ASN
-         Nama dan alamat pelanggan/cabang
-         Item Code/kode barang
-         Jumlah masing-masing item code dan jumlah total
5.1.2.         Warehouse Supervisor/Warehouse Administration membuat Inbound ASN menggunakan CSV file berdasarkan ASN dari pelanggan, caranya :
5.1.2.1.    Key Ref Job No (diisi dengan karakter, misal : Nomor ASN tanpa menggunakan tanda baca dan jangan terlalu panjang)
5.1.2.2.    Office  (diisi dengan “JKT;”)
5.1.2.3.    Client ( diisi dengan “MRKTM;”)
5.1.2.4.    BG ( Business Group ) diisi dengan “UNK
5.1.2.5.    System Order Number (diisi dengan karakter, misal : Nomor ASN tanpa tanda baca dan jangan terlalu panjang)
5.1.2.6.    Order Number (diisi dengan karakter, misal Nomor ASN tanpa tanda baca dan jangan terlalu panjang)
5.1.2.7.    Order Type (diisi dengan “SOCO”)
5.1.2.8.    Order Date (diisi dengan tanggal order/tanggal ASN)
5.1.2.9.    Vendor Code (diisi dengan “JKTMRKTM”)
5.1.2.10. Consignee Code (diisi dengan “BSACA01”)
5.1.2.11. To Stocking Point Code (diisi dengan  W1”)
5.1.2.12. ETD (diisi dengan tanggal pengiriman barang)
5.1.2.13. ETA (diisi dengan tanggal kedatangan barang)
5.1.2.14. Order SKU Line Number (diisi dengan nomor urut)
5.1.2.15. Product Code (diisi dengan Kode Barang)
5.1.2.16. SKU Booked QTY (diisi dengan jumlah barang)
5.1.2.17. SKU Booked QTY UOM (diisi dengan “CTNS”)
5.1.2.18. Transaction Type (diisi dengan huruf “I”)

5.2.    Peng-upload-an Inbound ASN
5.2.1.         Warehouse Supervisor/Warehouse Administration meng-upload data Inbound ASN ke dalam system WMS,caranya :
5.2.1.1.    Buka Cyber-Order (Order Management) dengan meng-klik menu Cyber-Order (Order Management)
5.2.1.2.    Buka Order Upload dengan meng-klik menu Order Upload
5.2.1.3.    Pada kolom Order Type pilih Consolidated Shipment Order
5.2.1.4.    Pada kolom File Type pilih CSV
5.2.1.5.    Klik tombol Browse untuk memilih Inbound ASN  (dibuat pada langkah 5.1.2.) yang akan di-upload
5.2.1.6.    Klik tombol Upload untuk memulai proses upload data Inbound ASN, hasilnya:
5.2.1.6.1.           Upload yang berhasil akan muncul dalam keterangan : Total Accepted Records
5.2.1.6.2.           Upload yang gagal akan muncul dalam keterangan :Total Rejected Records. Apabila hal ini terjadi yang harus dilakukan adalah :
5.2.1.6.2.1.   Klik menu Total Rejected Records dan cari kesalahan data Inbound ASN yang telah dibuat
5.2.1.6.2.2.   Perbaiki data Inbound ASN yang salah lalu kembali di-upload
5.2.1.7.    Setelah proses Upload berhasil selanjutnya meng-klik tombol Continue untuk melanjutkan proses selanjutnya


5.3.    Pembuatan Inbound Planning

5.3.1.         Warehouse Supervisor/Warehouse Administration melakukan proses Inbound Planning di system, caranya :
5.3.1.1.    Buka Cyber-Ware (Phase II) dengan meng-klik menu Cyber-Ware (Phase II)
5.3.1.2.    Buka BSA Warehouse (W1) dengan meng-klik menu BSA Warehouse (W1)
5.3.1.3.    Buka Inbound Planning dengan meng-klik menu Inbound Planning
5.3.1.4.    Membuat Inbound Planning dengan meng-klik menu Create Inbound
5.3.1.5.    Menyimpan Inbound Planning yang telah dibuat di system dengan meng-klik tombol Save
5.3.1.6.    Pembuatan Inbound Planning selesai dengan meng-klik tombol Close

5.4.    Pencetakan Barcode

5.4.1.         Warehouse Supervisor/Warehouse Administration mencetak Barcode.
Barcode yang dicetak ada dua jenis :
5.4.1.1.    Barcode untuk Item Code, caranya :
5.4.1.1.1.           Buka Label Printing dengan meng-klik menu Label Printing
5.4.1.1.2.           Pada kolom Label Type pilih Transaction
5.4.1.1.3.           Pada kolom Client pilih MRKTM
5.4.1.1.4.           Pada kolom Transaction pilih Inbound
5.4.1.1.5.           Pada kolom Job Number isi dengan Job Number yang bersangkutan
5.4.1.1.6.           Pada kolom Label For pilih Product
5.4.1.1.7.           Pada kolom Template pilih Marketama Template
5.4.1.1.8.           Klik tombol Go
5.4.1.1.9.           Klik Product Code
5.4.1.1.10.        Klik Number of copies (tulis angka sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan)
5.4.1.1.11.        Klik tombol Download Script
5.4.1.1.12.        Simpan data dalam file (buat nama file sesuai dengan dokumen)
5.4.1.1.13.        Klik Close
5.4.1.1.14.        Klik Browse (pilih file yang dibuat pada langkah 5.4.1.1.12)
5.4.1.1.15.        Lakukan print out barcode

5.4.1.2.    Barcode untuk Pallet ID, caranya :  
5.4.1.2.1.           Buka Label Printing dengan meng-klik menu Label Printing
5.4.1.2.2.           Pada kolom Label Type pilih Pallet
5.4.1.2.3.           Pada kolom Total Number of Pallet to be Generated diisi dengan jumlah palet yang akan diberi barcode
5.4.1.2.4.           Klik tombol Go
5.4.1.2.5.           Klik tombol Download Script
5.4.1.2.6.           Simpan data dalam file (buat nama file sesuai dengan dokumen)
5.4.1.2.7.           Klik Close
5.4.1.2.8.           Klik Browse (pilih file yang dibuat pada langkah 5.4.1.2.6)
5.4.1.2.9.           Lakukan print out barcode


5.5.    Penempelan Barcode

5.5.1.         Setelah barcode dicetak maka diberikan kepada Checker Inbound untuk ditempel.
=>Setiap satu palet barang ditempel dengan satu barcode Item Code dan satu barcode Palllet ID
5.5.2.         Sebelum menempel barcode Checker Inbound harus memastikan kondisi barang dengan mengecek :
5.5.2.1.    Nama dan jenis barang
5.5.2.2.    Kuantitas dan kualitas barang yang diterima
5.5.2.3.    Expire Date
5.5.2.4.    Batch Number
5.5.2.5.    Manufacturing Date
5.5.3.         Hasil pengecekan dicatat ke dalam Log Sheet Penerimaan Product/Tally Sheet
5.5.4.         Checker Inbound harus memastikan bahwa barcode Item Code yang ditempel harus sesuai dengan aktual barangnya.
 => Barcode Pallet ID akan berurutan nomornya dalam satu penerimaan Inbound ASN
5.5.5.         Jika ada barang yang rusak atau tidak terkirim, Checker Inbound akan memberikan keterangan di dalam dokumen pengiriman dan membuat berita acara penerimaan yang ditandatangani oleh checker dan transporter
5.5.6.         Apabila kondisi barang curah maka dikelompokan ke dalam pallet sesuai dengan Item Code dan Batch number

5.6.    Pembuatan Task Receiving

5.6.1.         Warehouse Supervior/Warehouse Administration membuat Receiving Task untuk ditugaskan kepada Checker Inbound, caranya :
5.6.1.1.    Buka Task Management dengan meng-klik menu Task Management
5.6.1.2.    Buka Receiving dengan meng-klik menu Receiving
5.6.1.3.    Membuat Task untuk Receiving dengan meng-klik tombol Create
5.6.1.4.    Pada kolom Resource isi dengan kode Checker Inbound yang akan melakukan tugas receiving, Kode BSA01 untuk barang Non-Food dan BSA02 untuk barang Food
5.6.1.5.    Pada kolom Receiving Area isi dengan kode lokasi penerimaan barang (RECAREA1)
5.6.1.6.    Klik tombol Create Task untuk membuat tugasnya
5.6.1.7.    Akhiri pembuatan Task Receiving dengan meng-klik tombol Close


5.7.    Pen-scanan Barang

5.7.1.         Proses scan barang dilakukan oleh Checker Inbound, caranya :
5.7.1.1.    Checker Inbound menerima daftar barang yang akan di-scan dari Warehouse Supervisor/Warehouse Administration (dalam hal ini Surat Jalan/ASN dari pelanggan)
5.7.1.2.    Checker Inbound mengaktifkan scanner menggunakan User ID dan Password yang sudah diinstruksikan oleh Warehouse Supervisor/Warehouse Administration
5.7.1.3.    Checker Inbound membuka Task ID sesuai dengan tugas yang diberikan oleh Warehouse Supervisor/Warehouse Administration
5.7.1.4.    Checker Inbound meng-scan barcode item code dan pallet ID di area receiving dengan mengisi kolom pada scanner:
5.7.1.4.1.           Kolom Receiving Area diisi dengan lokasi penerimaan barang
Contoh : RECAREA1
5.7.1.4.2.           Kolom Item Code diisi dengan kode barang
5.7.1.4.3.           Kolom Batch No. diisi dengan nomor batch barang
5.7.1.4.4.           Kolom Manufacturing Date diisi dengan tanggal produksi barang
5.7.1.4.5.           Kolom Expiry Date diisi dengan tanggal kadaluwarsa barang
5.7.1.4.6.           Kolom Quantity diisi dengan jumlah barang dalam satu palet
5.7.1.4.7.           Kemudian meng-klik Enter
5.7.1.4.8.           Lanjutkan untuk proses penerimaan barang berikutnya

5.7.1.5.    Setelah Checker Inbound memastikan bahwa semua barang di-scan dengan benar lalu malaporkan hasilnya kepada Warehouse Supervisor/Warehouse Administration
v  Ingat !
Scanner harus disimpan di tempat yang telah disediakan apabila telah selesai melakukan pekerjaan
5.7.1.6.    Warehouse Supervisor/Warehouse Administration mengecek hasil scan tersebut dan apabila telah benar dilakukan proses Confirm
5.7.1.7.    Warehouse Supervisor/Warehouse Administration melalukan GRN Post di sistem dan Print Out Report untuk diberikan kepada supir pelanggan  sebagai bukti penerimaan barang dan sebagai alat untuk melakukan crosscheck penerimaan barang.
v  Pastikan !
Print Out Report dilakukan oleh Warehouse Supervisor/Warehouse Administration untuk memastikan bahwa barang yang diinput sebagai Receiving sesuai dengan aktual barang yang diterima dari pelanggan


Free Template Blogger collection template Hot Deals BERITA_wongANteng SEO theproperty-developer